Converse com (ou visite) usuários existentes do sistema, de preferência no seu setor (ou em um mercado similar) e próximo ao tamanho da sua empresa.

Garanta referências caso os fornecedores ainda não as tenham fornecido. (Os fornecedores podem hesitar em fornecer referências devido a preocupações competitivas. Mas você deve insistir. Reassegure-os de que você assinará e cumprirá os acordos de confidencialidade).

Este também é o momento de convidar os candidatos pré-selecionados para realizar demonstrações detalhadas de seus sistemas – mas você deve controlar essas demonstrações.

Forneça a cada candidato um script ou lista de funções que você quer ver bem antes da demonstração programada. Todos os provedores em potencial devem receber a mesma lista.

Permita que eles mostrem quaisquer características especiais que desejam destacar somente depois de mostrarem a você os recursos e processos descritos no RFP.

como escolher um sistema de gestão empresarial

Certifique-se de que seu script ou lista inclua os requisitos exclusivos identificados na etapa um. Os sistemas ERP lidam com processos normais da mesma forma; são as exceções aos processos normais que apresentam o desafio. (Por exemplo, a capacidade de inserir pedidos para itens que não estão no estoque; o requisito de vender grupos ou itens em pacotes, kits ou conjuntos; ou suporte para um processo exclusivo de correspondência de faturas).

Durante a demonstração, você vai querer ver como o software pode ser configurado e personalizado para dar suporte aos seus processos e procedimentos exclusivos. Dito isso, mantenha a mente aberta na medida em que você pode descobrir algumas práticas recomendadas nessas funções padrão que melhorariam as operações e os resultados em sua empresa.

Idealmente, o demonstrador será capaz de mostrar a função do sistema usando seus próprios dados. Isso nem sempre é possível, mas quando é, lhe dará uma demonstração muito melhor de como o sistema funcionaria em seu ambiente.